Referat fra Generalforsamling den 23. februar 2022
1/Valg af dirigent Formanden bød velkommen. Jesper Munch blev foreslået som ordstyrer. Jesper takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Jesper gav ordet videre til formanden.
2/Formandens beretning Formanden, Kristian Kærsgaard, afgav sin beretning som blev godkendt.
3/Godkendelse af regnskab Kasserer Hans-Ole Jensen gennemgik regnskabet og processen omkring at lave det. Han startede arbejdet midt i regnskabsåret, hvilket har givet ekstra arbejde. Hans-Ole gav udtryk for, at han har været under tidspres. Hans-Ole fortalte, at vi skal sikre os at de betalinger, der laves i klubben, er korrekte og går til rette modtager. Hans-Ole afsluttede med at sige, at regnskabet ikke er godkendt af revisor, og gav ordet videre til revisor Jens Frandsen.
Jens Frandsen redegjorde for, hvorfor han ikke har godkendt regnskabet og om processen med at udfærdige regnskabet. Årsagen til at regnskabet ikke er godkendt, er hovedsageligt, at Jens Frandsen ikke har fået regnskabet i rimelig tid inden generalforsamlingen. Jens Frandsen kan derfor ikke med sikkerhed sige, at regnskabet er korrekt udført. Se ”Revisorkommentarer til 2021-regnskabet for OK Sorø”.
Kristian tog ordet for at svare på de spørgsmål, som revisor stillede bestyrelsen. Kristian redegjorde for, at det er svært at vurdere situationen omkring bogføringen i klubben, fordi det endnu ikke vides, om det fremlagte regnskab er fejlbehæftet. Bestyrelsen vil undersøge dette og se på, hvilke muligheder der er for at rette op på situationen.
Der var mange spørgsmål fra generalforsamlingen til, hvordan medlemmerne kan skabe sig overblik over deres kontingent-betaling og saldo på deres personlige løbskonto. Herunder hvorfor medlemmernes konto i O-service ikke bliver opdateret, og om bestyrelsen har meldt denne ændring ud. Hans-Ole svarede, at der er blevet udsendt en mail omkring O-service medio august, hvor det fremgår, at O-service ikke længere kan bruges til at holde status på medlemmernes tilgodehavende i klubben. Derudover er der udsendt mail med medlemmernes posteringer i 2021, hvor deres saldo fremgår pr 31/12 2021. Hans-Ole sagde, at han arbejder på at lave et system, der vil gøre det muligt for medlemmer selv at udskrive deres posteringer og saldo fra klubbens regnskabssystem. Indtil dette er klar, opfordrede Hans-Ole medlemmerne til selv at holde sig ajour med deres løbskonto.
Dette affødte en drøftelse om klubbens tilskudsregler og brug af regnskabsprogrammer. Herunder særligt om det er mest hensigtsmæssigt at bruge standardregnskabs-systemer frem for selvudviklede regnskabs-systemer. Den generelle mening blandt klubbens medlemmer er, at der bør bruges standardregnskabs-systemer.
Det blev drøftet, hvordan situationen omkring regnskabet, der ikke var revideret, kunne håndteres.
Jens Frandsen anbefalede, at bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe, der beslutter, hvilket regnskabssystem der benyttes i klubben, og hvordan bogføringen håndteres. Denne arbejdsgruppe blev nedsat og består af: Morten Hass, Jesper Munch, Marianne Dahl og Lars Sharpe.
Hans-Ole konstaterede, at hvis bogføringen skal ske i et nyt regnskabs-system, bliver det ikke med ham som kasserer.
Jesper Munch anbefalede, at der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling
Kristian Kærsgaard foreslog, at generalforsamlingen godkender regnskabet og giver bestyrelse og arbejdsgruppe arbejdsro.
Hans-Ole foreslog at generalforsamlingen godkender regnskabet, betinget af at det bliver revideret
Generalforsamlingen godkendte regnskabet, betinget af at revisor efterfølgende godkeder det.
Revisor har frem til den 11. marts til at tage stilling til regnskabet. Forslaget blev vedtaget af generalforsamlingen.
4/Forslag
Bestyrelsen havde fremsat et forslag om at kontingentets størrelse fremover besluttes for næstkommende år i stedet for indeværende år, således at kontingentet kan opkræves allerede pr 1/1 i stedet for at skulle afvente generalforsamlingen. Forslaget blev vedtaget.
5/Valg af bestyrelse, revisor og suppleant Kristian Kærsgaard var på valg som formand. Kåre Sørensen, Mette Filskov og Stig Møller var på valg til bestyrelsen. Mette ønskede ikke genvalg. Kristian, Kåre og Stig blev genvalgt. Sanne Hansen blev foreslået til bestyrelsen og blev valgt. John Pedersen blev valgt til revisorsuppleant. Jens Frandsen blev genvalgt som revisor.
6/Fastsættelse af kontingent Bestyrelsen foreslog uændret kontingentet. Det blev besluttet. Uændret kontingent gælder jvf pkt 4 både år 2022 og 2023.
7/Eventuelt. Kristian Kærsgaard orienterede generalforsamlingen om, at vi afholder SM Stafet den 29. maj i Korsør Lystskov. Kasper Levring efterlyste hjælp til VTR-finalen den 13. marts. Mette Filskov sagde tak for et godt samarbejde med bestyrelsen og kan forvente at modtage en kurv med lækkerier, som formanden har stående i sin carport.
